SURAT
A. Pengertian
dan Fungsi Surat
Surat merupakan alat komunikasi yang
disampaikan secara tertulis, berisi mengenai informasi sebuah berita, laporan,
pemberitahuan, perintah, pesanan, keputusan, undangan dan permohonan, yang
umumnya dikirimkan atau disampaikan kepada pihak lain. Pada umumnya, dibutuhkan perangko dan amplop sebagai alat ganti bayar jasa pengiriman. Semakin jauh
tujuan pengiriman surat maka nilai yang tercantum di perangko harus semakin
besar juga.
Setelah kita memahami pengertian dari surat,
dapat kita simpulkan salah satu fungsi surat yaitu sebagai alat komunikasi.
Tapi bukan hanya itu saja, ada beberapa fungsi surat diantaranya adalah sebagai
berikut:
1)
Surat sebagai alat menyampaikan
pemberitahuan, permintaan, permohonan, buah pikiran ataupun gagasan.
2)
Surat sebagai alat bukti tertulis (hitam di
atas kertas), terkait masalah hukum.
3)
Surat sebagai alat untuk mengingat dalam
konsep pengarsipan.
4)
Surat sebagai pedoman kerja (surat keputusan
dan surat perintah).
5)
Surat sebagai bukti historis / bukti sejarah.
B. Syarat-syarat
Surat yang Baik
Dalam menulis surat ada beberapa syarat dan
ketentuan sebagai berikut:
1)
Menetapkan terlebih dahulu pokok pembicaraan
yang ingin disampaikan kepada penerima surat, apakah itu berupa pemberitahuan,
pernyataan, pertanyaan, permintaan laporan atau hal lain.
2)
Menetapkan urutan masalah yang akan
dituliskan.
3)
Merumuskan pokok pembicaraan satu persatu,
runtun, logis dan teratur.
4)
Menggunakan kalimat efektif, yaitu:
a)
Sederhana : bersahaja, lugas, mudah, tidak
berbelit-belit kata maupun kalimat. Menggunakan kata-kata yang biasa dan lazim.
b)
Ringkas : tegas dan mudah dipahami.
c)
Jelas : tidak samar-samar, tidak meragukan,
tidak taksa, tidak menimbulkan salah paham.
d)
Sopan : menggunakan kata-kata yang sopan atau
halus dan kata-kata resmi (bukan kata sehari-hari)
e)
Menarik : membangkitkan perhatian, tidak
membosankan. Bisa dengan variasi kalimat, gaya bahasa.
5)
Menghindarkan sejauh mungkin penggunaan
singkatan kata atau akronim, apa lagi singkatan yang tidak biasa atau singkatan
buatan sendiri.
6)
Memperhatikan dan menguasai Format atau
Bentuk Surat.
7)
Memperhatikan dan menguasai penulisan
Bagian-Bagian Surat.
8)
Penulisan atau pengetikan yang benar, jelas,
bersih dan rapi.
9)
Memperhatikan ukuran, jenis dan warna kertas.
a)
Ukuran : Kwarto (21 x 29 cm)
b)
Jenis : HVS untuk lembar asli, kertas tembus
atau doorslag untuk tembusan.
c)
Warna : Putih (hvs) untuk lembar asli; kuning
(doorslag) untuk perbal; biru muda (doorslag) untuk tembusan intern; merah muda
(hvs) untuk surat rahasia.
10) Isi
surat ringkas, jelas, akurat dan eskplisit.
11) Menggunakan
bahasa baku.
C. Bagian-bagian
Surat
Bagian-bagian yang akan dijelaskan adalah
bagian-bagian surat resmi, yaitu sebagai berikut:
1)
Kepala Surat/ Kop Surat
Kepala surat atau yang bisa
juga disebut dengan kop surat merupakan bagian teratas dalam sebuah surat.
Fungsi penyertaan kepala surat tersebut tidak terlepas dari pemberian informasi
mengenai nama, alamat, kegiatan dari lembaga tersebut serta juga bisa menjadi
alat promosi. Bagian surat yang pertama ini berisi:
-
Logo atau lambang dari sebuah instansi,
lembaga, perusahaan atau organisasi,
-
Nama instansi, lembaga, perusahaan, atau
organisasi tersebut,
-
Alamat instansi, lembaga, perusahaan, atau
organisasi tersebut,
-
Nomor telepon, kode pos, alamat email atau
alamat web.
Biasanya
setelah penulisan kepala surat atau kop surat terdapat sebuah garis horizontal
pemisah yang memisahkan antara kepala surat dengan bagian-bagian surat yang
lain seperti tempat dan tanggal pembuatan.
2)
Tempat dan Tanggal Surat
Tempat
dan tanggal surat ditujukan untuk memberikan informasi mengenai tempat dan
tanggal penulisan surat tersebut. Untuk tempat biasanya tidak dicantumkan
kembali jika tempat sudah ditulis di kepala surat yang berupa alamat instansi.
Tapi bagi surat bukan resmi yang tidak memiliki kepala surat, wajib menuliskan
tempat di bagian surat ke 2 ini.
Contoh: Jakarta, 12 September 2012
3)
Nomor Surat
Nomor
surat biasanya meliputi nomor urut penulisan surat, kode surat, tanggal, bulan
dan tahun penulisan surat. Nomor surat tersebut berfungsi untuk:
-
Memudahkan pengaturan, baik untuk penyimpanan
maupun penemuannya kembali apabila diperlukan
-
Mengetahui jumlah surat yang diterima dan
yang dikeluarkan oleh organisasi, lembaga atau perusahaan
-
Memudahkan pengklasifikasian surat
berdasarkan isinya
-
Penunjukan secara akurat sumber dalam
hubungan surat menyurat.
Contoh:
Nomor : 012/FEA/III/2012
4)
Lampiran
Lampiran
merupakan penjelas atau jumlah dokumen yang disertakan dalam surat tersebut.
Contoh:
Lampiran
: satu berkas
Lampiran
: dua lembar
5)
Hal
Hal surat berarti soal atau
perkara yang dibicarakan surat.
Contoh:
Hal : Undangan Rapat BEM
Fakultas Ekonomi
Hal : Permohonan Kegiatan Baksos
Karang Taruna
6)
Alamat
Surat
Ada dua macam alamat surat,
yaitu alamat luar dan alamat dalam.
-
Alamat Luar
Alamat luar adalah alamat
yang berada pada sampul surat. Alamat luar harus lengkap dan jelas.
Contoh:
Kepada
Yth. Bapak Billah
Kepala Sekolah SMA Sekar
Melati 12
Jalan Melati, Jakarta
-
Alamat Dalam
Alamat dalam ditulis
langsung pada kertas surat. Fungsinya sebagai pengontrol bagi penerima surat,
bahwa dirinyalah yang berhak menerima surat itu. Penulisan alamat dalam surat
tidak perlu didahului kata kepada.
Contoh:
Yth. Bapak Billah
Kepala Sekolah SMA Sekar
Melati 12
Jalan Melati, Jakarta
7)
Salam Pembuka
Bagian
surat yang ke 7 adalah salam pembuka yang berfungsi sebagai sapaan dalam surat.
Salam pembuka ditulis dengan huruf kapital di awal dan diakhiri oleh tanda
koma.
Contoh:
Dengan
hormat,
Assalamualaikum
wr.wb.
8)
Isi Surat
Isi
surat merupakan bagian terpenting dari keseluruhan bagian surat. Hal ini karena
bagian tersebut merupakan wadah dari segala persoalan yang hendak disampaiakan
penulisnya. Isi surat dinas terbagi atas tiga bagian, yaitu :
-
Alinea Pembuka
Alinea
pembuka berfungsi sebagai pengantar atau pendahuluan atas pokok persoalan yang
hendak disampaikan.
Contoh:
Dengan
ini kami beritahukan bahwa . . .
Dengan
ini kami menyatakan bahwa . . .
-
Alinea Isi
Alinea
isi merupakan tempat menampung maksud-maksud pokok dari penulis surat. Bagian
isi bisa lebih dari satu alinea. Setiap alineanya menyatakan satu maksud
atau pesan-pesan pokok.
-
Alinea Penutup
Alinea
penutup umumnya berisi ucapan terima kasih atau ungkapan pengharapan.
Contoh:
Atas
perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
Kami
ucapkan terima kasih atas kehadiran Bapak/Ibu dalam acara kami.
9)
Salam Penutup
Salam penutup merupakan
penutup surat yang biasanya menggunakan kata: "Hormat saya, Hormat kami,
Wassalam". Penulisan salam penutup tersebut seperti salam pembuka, diawali
oleh huruf kapital dan diakhiri oleh tanda koma.
10) Nama Jelas Pengirim dan Tanda tangan
Setelah salam penutup,
terdapat nama jelas pengirim surat beserta tanda tangannya.
11) Tembusan
Penulisan
bagian ini berfungsi untuk menjelaskan pihak atau instansi lain yang
mendapatkan surat tersebut.
Contoh:
Tembusan:
1.
Kepala SMAN 12 Denpasar
2.
Pembina OSIS SMAN 12 Denpasar
D. Jenis-jenis Surat
Jenis-jenis surat dapat dikelompokkan berdasarkan hal-hal berikut:
1)
Berdasarkan Wujud Surat
a.
Kartu Pos
Kartu pos adalah surat
terbuka yang terbuat dari kertas berukuran 10 x 15 cm. Kegunaan surat ini untuk
menyampaikan berita yang singkat. Akan tetapi, pesan yang tertulis dapat
diketahui oleh orang lain yang bukan haknya sebab berada pada halaman terbuka.
Jenis surat ini biasanya dijual di kantor pos.
b.
Warkat Pos
Warkat pos adalah surat
tertutup yang terbuat dari sehelai kertas. Kegunaan surat jenis ini adalah
untuk menyampaikan berita yang agak panjang dalam sehelai kertas. Lembaran
surat jenis ini biasanya dijual di kantor pos.
c.
Telegram
Telegram adalah jenis
surat yang berisikan pesan yang relatif singkat yang mana dikirim dengan
bantuan pesawat telegram. Surat ini akan sampai ke tujuan dalam waktu yang
singkat.
d.
Surat Bersampul
Surat bersampul adalah
surat yang dikirimkan kepada seseorang dengan menggunakan sampul surat. Kelebihan
surat ini dibanding dengan jenis surat yang lain adalah lebih terjamin kerahasiaan
isinya; lebih leluasa dalam menulis isi surat; lebih santun dalam surat
menyurat.
2)
Berdasarkan Pembuatan Surat
a.
Surat Pribadi
Jenis surat ini ditulis
atas nama pribadi seseorang serta berisi masalah pribadi penulis, baik yang
ditujukan kepada teman, keluarga maupun instansi tertentu. Contoh surat ini
adalah surat untuk keluarga, surat lamaran kerja, dan surat permohonan izin
bangunan.
b.
Surat Resmi
Surat resmi dibuat suatu
instansi, organisasi atau lembaga perusahaan tertentu yang ditujukan kepada
seseorang atau lembaga tertentu lainnya. Keberadaan instansi, lembaga,
organisasi dan perusahaan tersebut disahkan secara hukum. Contoh surat resmi
adalah surat dinas, surat niaga, dan surat sosial.
3)
Berdasarkan Pesan Surat
a.
Surat Keluarga
Surat keluarga adalah surat
yang berisi masalah-masalah keluarga atau kekeluargaan. Contoh surat keluarga
adalah surat untuk orang tua, saudara, dan teman.
b.
Surat Setengah Resmi
Surat setengah resmi
adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang kepada instansi atau lembaga
organisasi tertentu. Jenis surat ini misalnya surat lamaran kerja, permohonan
IMB dan surat permohonan cuti.
c.
Surat Sosial
Surat sosial adalah
surat yang dibuat oleh lembaga sosial kepada seseorang, organisasi, atau
instansi tertentu yang biasanya berisi berbagai masalah sosial. Misalnya, surat
permintaan sumbangan dan edaran untuk kerja bakti.
d.
Surat Niaga
Surat niaga adalah surat
yang ditulis oleh suatu perusahaan perniagaan dengan pesan berniaga. Contoh
jenis surat ini adalah surat penawaran harga, penagihan utang, lelang barang,
atau pesanan barang.
e.
Surat Dinas
Surat ini berisikan
masalah kepemerintahan atau kedinasan dari suatu lembaga atau keorganisasian.
Surat ini dapat ditujukan kepada instansi lain, perorangan dan organisasi
tertentu. Misalnya, surat keputusan, surat perintah, dan surat tugas.
f.
Surat Pengantar
Surat ini ditujukan
kepada perorangan atau lembaga sebagai pengatur atau referensi seseorang untuk
berhubungan dengan pihak penerima surat.
4)
Berdasarkan Keamanan Pesan Surat
a.
Surat Sangat Rahasia
Surat ini berisi pesan
dokumen penting yang berkaitan dengan rahasia atau keamanan suatu negara. Jenis
surat ini dikirim dengan menggunakan tiga buah sampul. Pada sampul pertama
dituliskan kode SR yang merupakan singkatan dari "Sangat Rahasia".
Pada sampul kedua dituliskan kode SRS, yaitu singkatan dari "Sangat
Rahasia Sekali" serta dibubuhi segel atau lak untuk membuktikan keutuhan
pesan surat. Pada sampul terakhir (luar) dibuat biasa agar tidak mengundang
kecurigaan orang lain. Surat jenis ini, misalnya surat dari kementerian luar
negeri, surat untuk negara-negara tetangga, dan surat dokumen kemiliteran.
b.
Surat Rahasia
Jenis surat ini berisi
dokumen ringan yang pesannya hanya pantas diketahui oleh satu atau beberapa
pejabat tertentu atau yang berwenang pada sebuah instansi. Pengiriman surat ini
menggunakan dua buah sampul. Sampul pertama dituliskan kode R atau RS yaitu
singkatan dari "Rahasia" atau "Rahasia Sekali" serta
disegel, sedangkan sampul kedua tidak diberi kode apa pun. Surat jenis ini
misalnya surat tentang konduet pejabat dan surat dokumen suatu instansi.
c.
Surat Konfidensial
Surat yang isinya haya
layak diketahui oleh beberapa pejabat tertentu sebab pesannya memerlukan
tindakan kebijaksanaan dari para pejabat tersebut. Misalnya surat hasil rapat
pimpinan dan usulan kenaikan pangkat seseorang.
d.
Surat Biasa
Surat biasa adalah surat
yang pesannya dapat diketahui oleh orang lain tanpa mengakibatkan kerugian bagi
pihak mana pun. Misalnya, surat edaran dan surat undangan.
5)
Berdasarkan Ruang Lingkup Surat
a.
Memorandum/ Memo
Memorandum adalah surat
yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau kepada pejabat yang setingkat
dengan pejabat pembuat memo. Memorandum ini hanya berisikan catatan singkat
tentang pokok-pokok permasalahan sebagai pesan yang ingin dikomunikasikan.
b.
Nota
Nota adalah surat yang
dibuat oleh atasan kepada bawahan atau sebaliknya di dalam satu kantor untuk
meminta data atau informasi.
c.
Surat Biasa
Surat biasa adalah surat
yang dikirimkan kepada orang lain, baik yang berada di dalam maupun di luar
instansi yang bersangkutan.
6)
Berdasarkan Jumlah Pembaca Surat
a.
Pengumuman
Pengumuman adalah surat
yang ditujukan kepada beberapa orang, instansi, atau pihak lain yang namanya
terlalu banyak untuk disebutkan satu per satu. Pengumuman ini dapat digunakan
dalam raung lingkup yang terbatas maupun dalam ruang lingkup yang lebih luas.
Misalnya, pengumuman penerimaan pegawai dan kelulusan tes.
b.
Surat Edaran
Surat edaran adalah
surat yang dikirimkan kepada beberapa orang, baik di dalam maupun di luar
kantor yang bersangkutan. Kadang-kadang, surat ini hanya berisi sesuatu yang
hanya diketahui oleh para pejabat tertentu. Ada pula surat edaran yang dapat
disebarkan ke raung lingkup yang lebih luas.
c.
Surat Biasa
Surat biasa adalah surat
yang khusus dikirimkan kepada seseorang yang namanya tertera pada alamat surat
dan hanya untuk diketahui oleh orang yang dituju.
7)
Berdasarkan Penyelesaian Surat
a.
Surat Kilat
Surat kilat adalah surat
yang pesannya harus dapat disampaikan kepada penerima surat secepat mungkin.
Tanggapan yang diharapkan dari surat tersebut pun perlu dilakukan dengan cepat.
b.
Surat Segera
Pesan dalam jenis surat
ini perlu segera disampaikan kepada penerima surat, tetapi tidak harus
dikerjakan atau ditanggapi dengan cepat seperti pada surat kilat.
c.
Surat Biasa
Jenis surat ini baik
cara pembuatan atau pengirimannya tidak harus diprioritaskan seperti kedua
jenis surat di atas.
8)
Berdasarkan Pengertian Umum
a.
Surat Terbuka
Surat terbuka adalah
surat yang ditujukan kepada pihak lain, baik perorangan maupun kelompok yang
biasanya dimuat di media massa atau diedarkan secara terbuka.
b.
Surat Tertutup
Surat tertutup adalah surat
yang cara pengirimannya diberi sampul karena isinya tidak layak diketahui oleh
pihak lain.
c.
Surat Kaleng
Surat kaleng adalah
surat yang pengirimannya tidak mencantumkan nama dan alamat pengirim secara
jelas. Pengirim surat ini tidak bertanggung jawab terhadap isi surat. Akan
tetapi untuk beberapa hal perlu juga diperhatikan oleh penerima surat pesan
dalam surat itu.
E. Bentuk-bentuk Surat
1.
Full Block Style
Format surat full block
style dianggap sebagai format surat paling formal dari format atau bentuk surat
yang lain. Dalam surat yang berbentuk full block style setiap baris dalam surat
tersebut menggunakan rata kiri. Walaupun tidak ada peraturan yang resmi tentang
penggunaan format full block style tetapi format full block style biasanya
digunakan dalam surat permintaan, pengumuman, persetujuaan, lamaran pekerjaan.
2.
Block Style
Format block style atau
juga bisa disebut format surat simpel merupakan format surat yang susunannya
hampir sama dengan full block style yaitu menggunakan rata kiri. Hanya
penulisan tanggal, nama terang pengirim surat ditulis di sebelah kanan surat.
3.
Semi Block Style
Format surat semi block
style seperti pada format surat yang lain digunakan untuk surat resmi yang
kedudukannya kurang formal jika dibandingkan dengan full block style. Berbeda
dengan full block styel dan block style, setiap paragraf isi pada surat
berformat semi blok style menjorok ke dalam.
4.
Intended Style
Format atau bentuk surat
intended style ini hampir sama dengan block style, satu yang membedakan adalah
penulisan alamat dalam yang menyerupai tangga.
5.
Hanging Style
Sedangkan format atau
bentuk surat hanging style membedakan diri dengan block style dengan menuliskan
alenia pertama pada setiap paragraf di isi surat tidak menjorok ke dalam
sedangkan alenia selanjutnya pada menjorok ke dalam.
Sumber :
